何もわからないところからのバックオフィス
会社を作って僕が最初にやったことは、会社を会社として成立させることでした。お金を使う、会社と契約書を結ぶ、人を雇う、税金を支払う。全てがわからないところからのスタートでしたが、なんとか自分だけでこなすことができています。15人程度の組織であれば今の時代、バックオフィス担当（会社を成立させる上での最低限のことを行う人）は１人で十分だなという感覚はあります。バックオフィス全部やってますというと、「大変じゃないですか？」と聞かれますが、慣れればそこまで大変ではありません。最低限やるべきことは片手間でもこなすことは十分にできます。ただし、それは今の時代の素晴らしいクラウドサービスのおかげです。これがないと、１人でこなすのは無理だったと思います。あらゆるクラウドサービスにお世話になって、RENOのバックオフィスは成立しています。そこで今回は、僕が色々試した中で最も役に立っているバックオフィス向けのクラウドサービス３つをご紹介します。まさに三種の神器です。
バックオフィス三種の神器
1.MFクラウド会計
スタートアップなら会計に関してはMFのサービス群だけで事足ります。特にクラウド会計はUIが抜群で、経理知識がなくてもだいたいは日々の仕分けを切ることができるので初期のころはMFクラウド会計を触ることがそのまま経理の勉強になっていました。特に銀行やカードの自動連携機能は仕分け作業を圧倒的に効率化してくれるので、お金の出入りを初期に適切に設計できていれば、仕分けにかかる時間はほとんどなくなります。最近は組織が大きくなり、従業員が増えてきたので、MFクラウド経費やMFクラウド給与なども使っています。MFのサービスは全てが連携しているので、会計に関する事は全てMFサービス群で完結させるとストレスが一切ありません。クラウドの会計ソフトではfreeeもありますが、周辺サービスの拡張性やUIを考えると、圧倒的にMFがオススメです。
2.smartHR
今年最も驚いたサービスを選べと言われたら、間違いなく「smartHR」ですと答えます。それほど、忙しいバックオフィス担当者にはありがたい機能が備わった労務管理サービスです。何が素晴らしいかと言うと、社会保険や労働保険の手続きなど今まで窓口に行ってただただ待たされるという、何も価値を生まない時間から解放されるということです。本当に１クリックでできちゃうので、初めてやった時はまさに感動しました。その他にも、従業員の情報を従業員に書いてもらえる機能だったり、入社手続きのtodoリストが自動生成されたり、労務に関して迷って検索するという時間がなくなります。また、管理が面倒くさい従業員の情報に関して非常によくまとまったマスターDBになるので、情報の格納が最適化されるのもありがたいです。労務に関してわからないことはCSが最速かつ丁寧に教えてくれるので、労務に関しての知識が乏しくでも、問題なく使いこなせると思います。後述するCloudSignとの組み合わせで、allリモートで新入社員の入社手続きを完結させることができた時は、時代に感謝しましたね。20年前はこれを全て紙で行っていたと考えるとゾッとします。その時代では僕はバリューを発揮できなかったと思いますww
3.CloudSign
CloudSignはweb上で契約を締結することができるサービスです。正直これを使いだしてからは、なぜ世の中に紙の契約書が存在しているのか、理解できなくなりました。紙の契約書は製本・捺印・保管管理など煩わしい作業の連続です。CloudSignならそのような作業が全くいらなく、契約書のデータもPDFで管理できるので非常に効率化することができます。対企業の契約書の場合、なかなか取引先がCloudSignを使わせてくれないので、紙の契約書で巻くこともありますが、雇用契約書や業務委託系の契約書は全てCloudSignで行っています。また、SCOUTERのサービス運営においてもCloudSignを用いていて、大きな役目を果たしてくれています。数年後には紙の契約書がなくなるよう、CloudSignにはぜひ頑張っていただきたいですね。
まとめ
以上３つがバックオフィス三種の神器として、使うべきオススメのクラウドサービスでした。僕自身色々と試してはみましたが、UIだったり、管理コストだったりの問題で継続できないクラウドサービスも多くありました。その中でも上記３つのサービスは群を抜いて使いやすく、作業を効率化してくれるので、一人でバックオフィスをやらなければいけない、No.2の皆さんはぜひ活用してください。今までの作業は何だったんだというくらい時間ができると思います。バックオフィスの仕事は一見するとすごく難しい仕事のように見えますが、今の時代あらゆるクラウドサービスがあり、サービスを使っていく中でバックオフィスに関する知識を手に入れられるという至れり尽くせりの状況です。このような時代になったことを感謝しつつ、よりクラウドサービスを上手く活用することによって、効率的に美しくバックオフィスをこなせるよう今後も勉強していきたいと思います。
